La Entrevista y Cuestionario

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. Sin embargo las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.
Preparación de la Entrevista
Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
Escribir los resultados (Documentación).
Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.
Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada
FORMA DE PREGUNTA ABIERTA
FORMA DE PREGUNTA CERRADA
Ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados.
" algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..."
bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.
Ejemplo: obtener la información sobre las
Características de diseño críticas para los empleados.
" La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior:
-¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no
-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?
- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja?
Selección de Entrevistados
La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil.
Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
¿Qué está olvidando?
¿Qué espera está persona que haga yo?

Entrevista estructurada
Entrevista no estructurada




VENTAJAS
-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder.
-Fácil de administrar y evaluar.
-Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas.
-Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
-Resulta en entrevistas más pequeñas.
-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
-El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista.
-Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.




DESVENTAJAS
-Alto costo de preparación.
-Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas.
-Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones.
-El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.
-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador.
-Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.
-Puede recopilarse información extraña
-El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos.
-Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.


Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.